事務作業は「速さ」と「正確さ」が求められます。
この記事では、私が実践した少しの工夫でパソコン作業効率がぐんっとアップした仕事術を４つご紹介させて頂きます。
１．ショートカットキーを活用する
ショートカットキーとは？
通常、コンピューターの特定の機能を動作させる場合は、マウスを使用してメニューから機能を選びますが、その代わりにキーボードを使って機能を呼び出す方法です。
基本的にCtrlキーを押しながら、英単語１文字を押すと作動します。
| 目的 | キー操作 | 覚え方 |
| コピー | Ctrl ＋ C | copy |
| 切り取り | Ctrl ＋ X | Cの左側のキー |
| 貼り付け | Ctrl ＋ V | Cの右側のキー |
| 元に戻す | Ctrl ＋ Z | Cの左の左のキー |
| やり直し | Ctrl ＋ Y | やり直し（yarinaoshi）のY |
| 印刷 | Ctrl ＋ P | |
| 検索 | Ctrl ＋ F | find |
| 保存 | Ctrl ＋ S | save |
| すべて選択 | Ctrl ＋ A | all |
| カーソルより上をすべて選択 | Ctrl ＋ Shift
＋ home |
ー |
| カーソルより下をすべて選択 | Ctrl ＋ Shift ＋ end | ー |
上記以外にショートカットキーはたくさん種類がありますが、上記を覚えるだけでマウスに持ち替えて行っていた動作を省略する事ができます。
切り取り（Ctrl ＋ X）、貼り付け（Ctrl ＋ V）、元に戻す（Ctrl ＋ Z）は、コピー（Ctrl ＋ C）した後の動作が簡単に行えるように割り振られてるようです。
Ctrl ＋ Yの正式な由来は分かりませんが、個人的にやり直しのYと覚えてます。
２．ファンクションキーを活用する
キーボードの上部にあるF＋数字で構成されたボタンの事です。
| 目的 | キー操作 |
| ファイル名・フォルダ名の変更 | F2 |
| 作業中のウィンドウを最新の情報に更新 | F5 |
| ひらがなに変換 | F6 |
| 全角カタカナに変換 | F7 |
| 半角カタカナに変換 | F8 |
| 全角英数に変換 | F9 |
| 半角英数に変換 | F10 |
こちらもショートカットキーと同様、マウスに持ち替えて行ったり等の動作を省略する事ができます。
３．単語登録をする
よく使用する単語やフレーズを単語登録します。
単語登録をすることによって、文字入力の時間を短縮する事ができます。
例えば、会社名、代表者名、メールアドレス、挨拶文などを単語登録しておくと、入力する手間を省略する事ができます。
手順
- ①画面右下タスクバーの「A」や「あ」などのアイコンを右クリックし、
②単語の追加ををクリックします。
- ①単語と②よみを入力し、③短縮よみにチェックを入れて、④登録をクリックします。
単語には表示したい単語を、よみは単語のよみかたを入力します。よみは単純なものの方が良いです。
※今回は参考にメールアドレスを単語登録します。
- 下記の図のように、「めーる」と入力すると予測変換に登録したメールアドレスが表示されます。
登録内容の参考
私の場合は、下記のような単語を登録をしてます。
| 単語 | よみ |
| いつもお世話になっております。 | い |
| お疲れ様です。 | お |
| 会社名（自社の会社名を登録） | か（自社の会社名の頭文字などでもOK） |
| メールアドレス（〇〇〇〇＠〜） | め |
| 会社の住所（〇〇県〇〇市〜） | じ |
| 代表取締役 ○○ ○○ | だ |
| ００００−００−００００（電話番号） | で |
| ００００−００−０００１（FAX番号） | ふ |
上記の他に変換では出てこない特徴的な読み方の社員名等も登録しておくと便利です。
よみはなるべく入力する文字数が少なくなるように一文字のみで登録する事がほとんどですが、自分の覚えやすいもので大丈夫です。
最初の登録作業は少し面倒かもしれませんが、一度登録してしまえば入力ミスを防げる上に後の作業が楽になりますよ。
４．アプリをタスクバーにピン留め
よく使用するアプリをタスクバーにピン留めをします。
メール、エクセル、ワード等、使用頻度の高いアプリをタスクバーに固定する事によってアプリを探し起動するまでの時間を短縮する事ができます。
手順
パターン１
- すべてのアプリを開き、
①タスクバーにピン留めしたいアプリを右クリック、
②詳細をクリック、
③タスクバーにピン留めをするをクリックします。
- 画面下のタスクバーにアプリが固定表示されるようになります。
パターン２
- タスクバーにピン留めしたいアプリを起動し、
①タスクバーに表示されたアイコンを右クリックし、
②タスクバーにピン留めするをクリックします。
- 画面下のタスクバーにアプリが固定表示されるようになります。
まとめ
４種類の仕事効率化術をご紹介させて頂きましたが、いかがでしたでしょうか？
ほんの些細な事ですが取り入れてみると、いつも面倒なひと手間を省略することができます。
どれも簡単で今すぐ始められるものばかりですので、是非実践してみてください！
最後まで読んで頂き、ありがとうございました。
