仕事を進める中で仕事の優先順位がわからなくなることってありますよね。
私は中小企業の建設会社に勤めてるのですが、営業、総務、人事、庶務などの事務全般を一人でこなさないといけなかったり、自分の業務を行いながら工事現場のサポートをしなければならなかったりなど、何から手をつけて良いのか分からずパニックになることがありました。
そんな中、仕事の優先順位を付けることで効率的に仕事を進める事ができるようになったので、その方法を解説させて頂きます。
優先順位付けの必要性
仕事を期限内に効率的に行う為には優先順位をつける必要があります。
個人で完結できる仕事であれば自分のペースで行えば問題ありませんが、周囲や取引先との連携が必要な仕事の場合は無計画に仕事をすると期限までに間に合わず周囲に迷惑をかけてしまう場合があります。そんなミスを防ぐべく、上手に優先順位を付ける必要があります。
優先順位の付け方
- todoリストを作成する
手持ちの仕事をtodoリストとして書き上げます。
メモ用紙でもパソコンのメモ機能でもなんでも大丈夫です。 - 仕事を４種類に分類する
todoリストに書き上げた仕事を重要度と緊急性を考慮し、下記の４種類に分類します。
A.重要度が高く、緊急性も高い
B.重要度は低いが、緊急性が高い
C.重要度は高いが、緊急性が低い
D.重要度が低く、緊急性も低い - A→B→C→Dの優先順位で仕事に取り組む
重要度と緊急性 ４つの分類
A.重要度が高く、緊急性も高い
突発的なトラブルやクレーム対応などが該当します。
最も優先順位の高いものがこの分類です。こちらは迷うことなく、真っ先に取り組みましょう。
B.重要度は低いが、緊急性が高い
社内の他者から依頼された仕事、メールの返信や電話対応、報告書などが該当します。
難易度が低く短時間で処理できることが多いので、後回しにせず早めに対処しておきましょう。
C.重要度は高いが、緊急性が低い
中長期的な仕事で会社全体に影響する仕事が該当します。
放置しているとAの「重要度が高く、緊急性も高い仕事」になる可能性があるので、月や週の初めにCの作業時間を作るなど意識的に取り組む時間を確保することで、全体的な作業効率のアップに繋がります。
D.重要度が低く、緊急性も低い
生産性はなく社内で完結する仕事が該当します。
放置しているとBの「重要度は低いが、緊急性が高い仕事」になりますが優先順位は最後で問題ありません。
こんな時はどうする？
同時に同じ分類の仕事が発生した場合
簡単で早く処理できる仕事（成果が出せる仕事）から取り組みましょう。タスクが溜まると無意識に焦ってしまいミスの元にもなりますが、タスク数が減ると精神的な余裕が生まれ生産性が向上します。
工程が多い仕事が発生した場合
早めに取り組み、少しずつで良いので着実に進めましょう。特に上司や社外の方、専門的な部門と連携を取る必要があるものは、自分だけのスケジュールで動くことができないので、早めに周囲を巻き込んで取り組んで行くと良いでしょう。
仕事量が限界な場合
断りましょう！または他の人に仕事を依頼しましょう。一人で抱える必要はありません、引き受けた仕事が期限までにできなかった時の方が大変な事になります。どうしても断ることが難しい場合は、依頼元にいつから取り組めて、いつ頃に終わるなどを事前に伝えておくと良いでしょう。
まとめ
仕事に優先順位を付けることで、気持ちに余裕を持って取り組むことができ、見直しの時間が増えミスが減り、その結果、仕事の効率化とストレスの減少にも繋がります。
以上、今後の参考にして頂ければ幸いです。
